ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (ďalej len ministerstvo) podža § 33 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov ustanovuje:
(1) Ministerstvo hodnotí záznam pri rozhodovaní o trvalej dokumentárnej hodnote záznamov.
(2) Nehodnotí sa filmový záznam a zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950, a záznam, ktorý je kniničným dokumentom1) alebo zbierkovým predmetom2).
Pri hodnotení záznamu sú rozhodujúce tieto kritériá:
a) obsah záznamu,
b) význam pôvodcu záznamu,
c) obdobie vzniku záznamu,
d) jedinečnos vyhotovenia záznamu,
e) hodnovernos záznamu,
f) vlastnosti nosiča záznamu.
(1) Pri hodnotení obsahu záznamu sa posudzuje najmä informačná sýtos záznamu, pôvodnos jeho obsahu, závanos informácií a jedinečnos obsahu záznamu.
(2) Trvalú dokumentárnu hodnotu má najmä registratúrny záznam, ktorý obsahuje
a) informáciu o vzniku pôvodcu registratúry, jeho organizačných zmenách a zániku,
b) informáciu o činnosti pôvodcu registratúry, jeho žudských zdrojoch, majetkovoprávnych a finančných pomeroch najmä výročná správa a rozbor činnosti,
c) návrh veobecne záväzného právneho predpisu vypracovaného pôvodcom registratúry,
d) zápisnicu z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry a ich rozhodnutia,
e) interný akt riadenia pôvodcu registratúry, napríklad príkaz, smernicu, obeník, pokyn, nariadenie.
(1) Pri hodnotení pôvodcu záznamu sa prihliada na význam pôvodcu záznamu z hžadiska jeho pôsobnosti, činnosti a vplyvu v oblasti jeho pôsobenia.
(2) Registratúrne záznamy sa podža pôvodcu registratúry hodnotia takto:
a) registratúrnymi záznamami I. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti tátnych orgánov, orgánov územnej samosprávy3) a ďalích orgánov verejnej správy4),
b) registratúrnymi záznamami II. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry určených ministerstvom,
c) registratúrnymi záznamami III. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti iných pôvodcov registratúry.
Pri hodnotení obdobia vzniku záznamov sa prihliada na význam obdobia vzniku záznamu pre spoločnos alebo pôvodcu záznamu.
Pri hodnotení jedinečnosti vyhotovenia záznamu sa prihliada na jeho výnimočnú formálnu úpravu, najmä na výtvarné spracovanie, jazyk, písmo, písaciu látku a peča.
Pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na údaje, ktoré potvrdzujú pravos záznamu, najmä na podpis; pri hodnotení hodnovernosti registratúrneho záznamu je to najmä číslo spisu, odtlačok pečiatky a podpis pôvodcu registratúry.
Pri hodnotení vlastností nosiča záznamu sa prihliada na jeho trvanlivos a schopnos archívu zabezpeči jeho ochranu.
(1) Pôvodca registratúry označuje znakom hodnoty A registratúrny záznam, ktorý spĺňa kritériá hodnotenia záznamu podža tejto vyhláky, vdy vak kritérium obsahu, alebo registratúrny záznam, o ktorom to ustanovuje osobitný predpis5). Pôvodca registratúry navrhuje znak hodnoty A v návrhu registratúrneho plánu pre kadú vecnú skupinu takýchto registratúrnych záznamov; pre ostatné vecné skupiny registratúrnych záznamov znak hodnoty A v návrhu registratúrneho plánu nenavrhuje.
(2) Znak hodnoty A uvedený v návrhu registratúrneho plánu sa schvažuje pri schvažovaní registratúrneho plánu podža kritérií hodnotenia záznamu.
(3) Pôvodca registratúry uvádza znak hodnoty A podža schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na obale registratúrneho záznamu. Znak hodnoty A sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.
(1) Pôvodca registratúry navrhuje lehotu uloenia pre kadú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohžadu na znak hodnoty v návrhu registratúrneho plánu, ak ju neustanovuje osobitný predpis5). Pôvodca registratúry musí navrhnú počet rokov lehoty uloenia tak, aby mu umoňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebova na svoju činnos vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podža osobitných predpisov5).
(2) Lehota uloenia sa schvažuje pri schvažovaní registratúrneho plánu. Pôvodca registratúry nesmie vyradi registratúrny záznam uloený v registratúrnom stredisku pred uplynutím schválenej lehoty uloenia.
(3) Pôvodca registratúry uvádza lehotu uloenia podža schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na obale registratúrneho záznamu arabskou číslicou. Lehota uloenia sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.
(4) Lehota uloenia začína plynú prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis.
(5) Lehotu uloenia určenú podža registratúrneho plánu platného v čase vzniku registratúrneho záznamu môe pôvodca registratúry so súhlasom archívu upravi podža registratúrneho plánu v čase vyraďovania registratúrneho záznamu.
(1) Pôvodca registratúry vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov uloených v registratúrnom stredisku, ktorým uplynula lehota uloenia. Súčasou návrhu na vyradenie sú zoznamy vetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podža registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty A a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty A. Vzor návrhu na vyradenie je uvedený v prílohe č. 1.
(2) Ak osobitný predpis neustanovuje inak6), zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje tieto údaje:
a) poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
b) registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podža registratúrneho plánu,
c) rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
d) znak hodnoty podža registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,
e) lehotu uloenia,
f) počet ukladacích jednotiek, napríklad počet archívnych katúž, počet zväzkov, počet tubusov a pod.
(3) Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty A navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 2. Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty A navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 3.
(4) Pôvodca registratúry, ktorý nevypracúva registratúrny plán, neuvádza registratúrnu značku, znak hodnoty ani lehotu uloenia.
(1) Vo vyraďovacom konaní sa posudzuje
a) úplnos predloeného návrhu na vyradenie,
b) nadväznos predloeného návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie,
c) správnos zaradenia registratúrnych záznamov do prísluného zoznamu podža registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase ich vzniku alebo podža zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov, ak ide o pôvodcu, ktorý nevypracúva registratúrny plán.
(2) Vo vyraďovacom konaní mono po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty A rozhodnú o tom, e niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu a preradi ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty A.
(3) Návrh na vyradenie, ktorý neobsahuje údaje podža § 11, sa vráti pôvodcovi registratúry na doplnenie alebo prepracovanie. Ak návrh na vyradenie obsahuje údaje podža § 11, vydá sa rozhodnutie.
(4) Registratúrne záznamy označené v rozhodnutí znakom hodnoty A pôvodca registratúry odovzdá príslunému archívu. Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty A pôvodca registratúry zničí. Pôvodca registratúry vyznačí vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov v evidencii registratúrneho strediska.
(1) Do archívu sa preberajú len archívne dokumenty.
(2) Ak archív prevzal archívne dokumenty s rovnakým obsahom a rovnakou formálnou úpravou, ponechá si len jeden z nich a ostatné archívne dokumenty vyradí. O ich vyradení urobí zápis.
(1) Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasou je zoznam odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim. S archívnymi dokumentmi sa odovzdávajú aj evidenčné pomôcky podža registratúrneho poriadku. Jedno vyhotovenie preberacieho protokolu je určené odovzdávajúcemu. Vzor preberacieho protokolu je uvedený v prílohe č. 4.
(2) Odovzdávajúci zabezpečuje očistu odovzdávaných archívnych dokumentov od vonkajích degradačných činitežov, ako sú vlhkos, pranos a biologickí kodcovia tak, aby ich fyzický stav neohrozil zdravie zamestnancov archívu, ani fyzický stav archívnych dokumentov uloených v archíve.
(1) Registratúrne záznamy pôvodcov registratúry, ktorí nezriadili archív, sa hodnotia a vyraďujú a ich archívne dokumenty sa preberajú takto:
a) Slovenský národný archív hodnotí a vyraďuje registratúrne záznamy a preberá archívne dokumenty od
1. ústredných tátnych orgánov,
2. právnických osôb zriadených a zaloených ústrednými tátnymi orgánmi,
3. právnických osôb celotátneho významu okrem právnických osôb z oblasti hospodárskeho ivota,
4. fyzických osôb, ktoré sú osobnosami spoločenského ivota celotátneho významu,
5. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,
b) tátny ústredný banský archív hodnotí a vyraďuje registratúrne záznamy a preberá archívne dokumenty od
1. tátnych orgánov s pôsobnosou v odvetviach baníctvo, hutníctvo, geológia a v iných súvisiacich odvetviach,
2. právnických osôb pôsobiacich v odvetviach podža bodu 1,
3. významných fyzických osôb pôsobiacich v odvetviach podža bodu 1,
4. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,
c) tátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosou hodnotia a vyraďujú registratúrne záznamy a preberajú archívne dokumenty od
1. tátnych orgánov so sídlom a s pôsobnosou v ich územnom obvode,
2. právnických osôb zriadených a zaloených tátnymi orgánmi podža bodu 1,
3. samosprávnych krajov so sídlom v ich územnom obvode,
4. právnických osôb zriadených a zaloených samosprávnymi krajmi podža bodu 3,
5. univerzít a iných vysokých kôl so sídlom v ich územnom obvode,
6. právnických osôb, najmä z oblasti hospodárskeho ivota, ktoré majú sídlo v ich územnom obvode,
7. fyzických osôb regionálneho významu, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,
8. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo,
d) pobočky tátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosou hodnotia a vyraďujú registratúrne záznamy a preberajú archívne dokumenty od
1. tátnych orgánov so sídlom a pôsobnosou v ich územnom obvode,
2. právnických osôb zriadených tátnymi orgánmi podža bodu 1,
3. obcí nachádzajúcich sa v ich územnom obvode,
4. právnických osôb zriadených a zaloených obcami podža bodu 3,
5. právnických osôb, ktoré majú sídlo a pôsobia prevane v ich územnom obvode,
6. významných fyzických osôb miestneho spoločenského ivota, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,
7. pôvodcov, ktorých určí ministerstvo.
(2) Registratúrne záznamy pôvodcov registratúry, ktorí zriadili archív, sa hodnotia a vyraďujú podža odseku 1.
(3) Registratúrne záznamy tátnych orgánov a nimi zriadených a zaloených právnických osôb, ktoré zriadili archív, hodnotí a vyraďuje ministerstvo7).
(1) Ochrana archívneho dokumentu uloeného v archíve zahŕňa činnosti a opatrenia na jeho zachovanie a ochranu pred jeho odcudzením a pokodením zapríčineným
a) vyhotovením záznamu na nosiči, ktorý neumoňuje jeho zachovanie,
b) umiestnením archívu v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky podža tejto vyhláky,
c) manipuláciou,
d) poiarom,
e) vodou,
f) degradačnými činitežmi,
g) vystavovaním.
(2) Ochrana registratúrnych záznamov uloených v registratúrnom stredisku zahŕňa činnosti a opatrenia podža odseku 1 písm. a) a f).
(1) Ochrana archívnych dokumentov pred pokodením sa zabezpečuje preventívnou ochranou, konzervovaním a retaurovaním. Ochrana registratúrnych záznamov sa zabezpečuje preventívne.
(2) Preventívnou ochranou je
a) vyhotovenie registratúrneho záznamu na nosiči, ktorý zabezpečí jeho trvanlivos; materiál ochranného obalu, v ktorom je registratúrny záznam uloený musí čo najviac vylúči kodlivé účinky vonkajích degradačných činitežov,
b) dodriavanie zásad manipulácie,
c) umiestnenie archívu a registratúrneho strediska v priestoroch, ktoré spĺňajú podmienky podža tejto vyhláky,
d) zabezpečenie a kontrola podmienok uloenia podža tejto vyhláky, ako sú teplota, relatívna vlhkos vzduchu, optické iarenie, pranos, mikrobiologické znečistenie a biologickí kodcovia,
e) priebená kontrola fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov,
f) zamedzenie vstupu cudzích osôb do priestorov, v ktorých sú archívne dokumenty alebo registratúrne záznamy uloené, a na pecializované pracoviská archívu,
g) evidovanie archívnych dokumentov, ktoré archív prevzal, vrátane evidencie aktuálneho uloenia archívnych dokumentov v archíve,
h) evidovanie registratúrnych záznamov, vrátane evidovania aktuálneho uloenia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku,
i) vyhotovenie konzervačnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len konzervačná kópia) a tudijnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len tudijná kópia).
(3) Konzervovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na zachovanie integrity a stabilizácie obsahu a fyzického stavu archívneho dokumentu, ako aj postupov na vylúčenie a zniovanie účinkov procesov degradačných činitežov spôsobujúcich jeho pokodzovanie.
(4) Retaurovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na rekontrukciu pôvodného stavu a na zlepenie fyzického stavu pokodeného archívneho dokumentu.
(1) Ochrana archívnych dokumentov pred odcudzením z archívu sa zabezpečuje kovovými mreami na oknách a dverách budovy archívu dostupných z terénu alebo, ak archív tvorí len čas priestorov budovy, na oknách a dverách, cez ktoré je moný vstup do priestorov archívu, alebo elektrozabezpečovacou signalizáciou, alebo stránou slubou.
(2) Priestory registratúrneho strediska sa chránia bezpečnostnou zámkou na vstupných dverách.
(1) Archív sa umiestňuje v priestoroch, ktoré slúia výlučne na tento účel. Tieto priestory sa zriaďujú v budovách spravidla v sídle zriaďovateža archívu alebo čo najbliie k nemu.
(2) Archív nemono umiestni v budove nachádzajúcej sa na mieste, ktoré by mohlo ohrozi fyzický stav archívnych dokumentov ako je miesto, kde sa nachádzajú nebezpečné chemické látky a nebezpečné chemické prípravky8), miesto so zvýeným nebezpečenstvom vzniku poiaru9), miesto s vysokou úrovňou spodnej vody a inundačné územie10). V priemyselných areáloch sa archív umiestňuje v priestoroch, ktoré nemôu by dotknuté závanou priemyselnou haváriou11).
(3) Priestormi archívu sú:
a) priestory na preberanie, mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov,
b) ukladacie priestory (depoty),
c) pecializované pracoviská,
d) priestory na prístup k archívnym dokumentom,
e) kninica.
(4) Priestory archívu sú vzájomne oddelené a vybavené účelovým zariadením.
(5) Priestorom na preberanie archívnych dokumentov je zastreená nákladná rampa, ktorá je spojená s priestorom pre mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov.
(6) Ukladacie priestory sú budovy alebo miestnosti pouívané výlučne na dlhodobé uloenie archívnych dokumentov. Stavajú sa z materiálov, ktoré zabezpečujú stabilné hodnoty teploty a relatívnej vlhkosti vzduchu pred vplyvmi vonkajích klimatických zmien. Materiály pouité na povrchové úpravy ukladacích priestorov a ich vybavenia musia by nehoržavé a také, ktoré nepriahujú, nezadriavajú a neuvožňujú látky, ktoré by pokodzovali archívne dokumenty, najmä prach a chemické látky. Zaaenie vodorovných nosných kontrukcií je minimálne 10,0 kN/m2 pre pevné regály a minimálne 14,0 kN/m2 pre pohyblivé regály. Ukladacie priestory musia by vybavené celokovovými pevnými alebo pohyblivými regálmi. Rozvody elektriny a vody sa umiestňujú v ukladacích priestoroch iba v prípade nevyhnutnej potreby, rozvod plynu sa v ukladacích priestoroch neumiestňuje. V ukladacích priestoroch musí by zamedzený prístup priameho denného svetla a musí by zabezpečené účinné vetranie.
(7) pecializovanými pracoviskami sú manipulačné priestory pre sprístupňovanie archívnych dokumentov, laboratóriá na konzervovanie a retaurovanie archívnych dokumentov, laboratóriá na mikrofilmovanie a digitalizovanie archívnych dokumentov, kníhviazačská dielňa a ďalie pecializované pracoviská na ochranu archívnych dokumentov.
(8) Priestormi na prístup k archívnym dokumentom sú:
a) priestory na túdium archívnych dokumentov (ďalej len bádatežňa),
b) miestnos na prednáky a na premietanie filmov,
c) výstavné priestory.
(9) Bádatežňa môe slúi aj na prednáky, premietanie filmov a vystavovanie archívnych dokumentov. Bádatežňa je vybavená zariadeniami, ktoré zabezpečujú zvýenú ochranu archívnych dokumentov pred pokodením a odcudzením, ako sú vnútorný televízny okruh, prístroje na čítanie mikrofilmov, prípojky na počítače, počítače pre prístup k archívnemu informačnému systému, ochrana pred optickým iarením.
(10) Kninica sa umiestňuje v určených priestoroch vybavených tak, aby sa zabezpečila ochrana kniničného fondu pred odcudzením, stratou a pokodením.
(1) Registratúrne záznamy, ktorým ete neuplynula lehota uloenia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku.
(2) Pri umiestňovaní registratúrneho strediska sa postupuje primerane podža § 19 odseku 2.
(1) Pri manipulácii s archívnymi dokumentmi a registratúrnymi záznamami treba dba najmä na
a) obmedzenie manipulácie na nevyhnutnú mieru,
b) ukladanie archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov do ochranných obalov primeranej vežkosti a tvaru, vyhotovených z materiálu spĺňajúceho poiadavku podža § 17 ods. 2 písm. a),
c) pouitie postupov a prostriedkov pri ochrane, ktorých účinok neohrozí ich fyzický stav,
d) pouitie technológií a postupov pri vyhotovovaní konzervačných kópií, tudijných kópií a kópií archívnych dokumentov určených na iné účely, ktoré neohrozujú ich fyzický stav.
(2) Výpis alebo odpis ako kópiu archívneho dokumentu archív vyhotovuje zo tudijnej kópie.
(3) Konzervačná kópia sa ukladá oddelene od archívneho dokumentu v osobitných ukladacích priestoroch.
(4) Archívny dokument sa prepravuje výlučne v ochrannom obale, ktorý spĺňa poiadavky podža odseku 1 písm. b).
(1) Priestory archívu a priestory registratúrneho strediska sú vybavené výlučne prenosnými hasiacimi prístrojmi, pojazdnými hasiacimi prístrojmi alebo stabilnými hasiacimi zariadeniami s hasiacou látkou, ktorej pouitie zniuje na najniiu monú mieru ďalie pokodenie fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov, ako sú plyn alebo práok. Počet hasiacich prístrojov sa určuje podža slovenskej technickej normy12). Dvere ukladacích priestorov archívu ich musia vzduchotesne uzatvára od okolia, musia by plné a bez otvorov a musia ma vlastnosti poiarneho uzáveru najmenej EI 30 SC13).
(2) V priestoroch archívu a registratúrneho strediska sa nesmie fajči, manipulova s otvoreným ohňom a uskladňova horžavé látky; v ich blízkosti sa nesmú umiestňova veci, ktoré by mohli spôsobi poiar.
(3) Priestory archívu sa chránia elektrickou poiarnou signalizáciou.
Ak je nevyhnutné umiestni v ukladacích priestoroch alebo priestoroch bezprostredne nad nimi vodovodné rozvody a povrchovo vedené rozvody ústredného kúrenia, musia sa zabezpeči tak, aby pri ich poruche nedolo k pokodeniu archívnych dokumentov; to sa vzahuje aj na priestory registratúrneho strediska.
(1) Degradačné činitele sú vonkajie degradačné činitele a vnútorné degradačné činitele. Vonkajie degradačné činitele sú fyzikálne, najmä teplo, vlhkos, optické iarenie, pranos, chemické, najmä oxidy síry, oxidy dusíka a ozón zo znečistenej atmosféry, alebo biologické, najmä mikrobiologické znečistenie a biologickí kodcovia plesne, insekty a hlodavce. Vnútorné degradačné činitele vyplývajú z materiálovej podstaty archívnych dokumentov, zo spôsobu výroby alebo prípravy ich nosičov, ako aj zo spôsobu vyhotovenia archívnych dokumentov.
(2) Na vylúčenie a zniovanie účinkov degradačných činitežov sa v ukladacích priestoroch priebene, minimálne vak dva razy za týdeň merajú, zaznamenávajú a vyhodnocujú namerané hodnoty teploty a relatívnej vlhkosti vzduchu. Prípustná teplota je 16 °C s toleranciou ą 2 °C. Prípustná relatívna vlhkos vzduchu je 50 % s toleranciou ą5 %.
(3) V ukladacích priestoroch sa osvetlenie obmedzuje na dobu nevyhnutnú na vybratie a uloenie archívnych dokumentov. Ak denné svetlo alebo iné svetelné zdroje obsahujú podiel ultrafialového iarenia v hodnote vyej ako 75 ľW/lm, musia sa poui ultrafialové filtre, ktoré odstraňujú iarenie s vlnovou dĺkou kratou ako 400 nm a zniujú hodnotu prijatežného podielu ultrafialového iarenia na uvedenú hodnotu. V priestoroch archívu a vo výstavných priestoroch sa umiestňujú svetelné zdroje s intenzitou osvetlenia
a) do 300 lx v bádatežni,
b) do 200 lx v ukladacích priestoroch,
c) do 50 lx vo výstavných priestoroch.
(4) Pranos v ukladacích priestoroch sa zniuje podža potreby mechanickými prostriedkami a technickými prostriedkami. Počet častíc prachu v ovzduí ukladacích priestorov nesmie presiahnu hodnotu 50 ?g/m3.
(5) V ukladacích priestoroch sa raz týdenne vizuálne, prípadne aj technickými zariadeniami zisuje prítomnos mikrobiologického znečistenia a biologických kodcov. Archívne dokumenty sa pred účinkami týchto degradačných činitežov chránia prostriedkami, ktoré zniujú na najniiu monú mieru pokodenie fyzického stavu archívnych dokumentov.
(6) Pri úprave podmienok uloenia v priestoroch, v ktorých sú uloené archívne dokumenty na iných nosičoch ako papier, sa postupuje podža odporúčaní ich výrobcov.
(7) Pri ochrane registratúrnych záznamov uloených v registratúrnom stredisku pred degradačnými činitežmi sa postupuje primerane podža odsekov 4 a 6.
(1) Archívne dokumenty sa vystavujú v uzatvorených prachotesných vitrínach. Celková hodnota osvetlenia nesmie prekroči hodnotu 18 000 lx.h/rok, ak ide o atramenty, farbivá a svetlocitlivé pigmenty. Teplota vo vitríne sa udruje od 16 oC do 20 oC a relatívna vlhkos vzduchu od 45 % do 55 %.
(2) Na vystavovanie archívnych dokumentov sa primerane vzahujú ustanovenia § 19 a § 21 a 24.
(1) Ak archív pri priebenej kontrole fyzického stavu archívneho dokumentu zistí, e dolo k jeho zhoreniu alebo k pokodeniu archívneho dokumentu, rozhodne podža rozsahu pokodenia o konzervovaní archívneho dokumentu alebo o retaurovaní archívneho dokumentu.
(2) Pred konzervovaním alebo retaurovaním archívneho dokumentu a po ich uskutočnení sa vyhotoví protokol o stave archívneho dokumentu a o postupe odborného zásahu. K protokolu sa prikladajú fotografie dokumentujúce stav archívneho dokumentu pred jeho konzervovaním alebo retaurovaním a fotografie archívneho dokumentu po ich uskutočnení, prípadne aj fotografie vyhotovené počas odborného zásahu. Súčasou protokolu je aj záznam o konzervovaní alebo záznam o retaurovaní, ktorý obsahuje podrobné údaje o archívnom dokumente, jeho stave a rozsahu pokodenia pred konzervovaním a retaurovaním, údaje o druhu a postupe odborného zásahu, o materiáloch a chemikáliách pouitých na odstránenie pokodenia a dátum začatia a skončenia konzervovania alebo retaurovania. Jedno vyhotovenie protokolu alebo odkaz na číslo protokolu z evidencie protokolov o konzervovaní a retaurovaní archívneho dokumentu, sa priloí k archívnemu dokumentu. Vzor protokolu je uvedený v prílohe č. 5.
Evidenciou aktuálneho uloenia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku a archívnych dokumentov v archíve je lokačný prehžad. Lokačný prehžad sa vedie na vožných, priebene číslovaných listoch, ktoré obsahujú údaje o mieste aktuálneho uloenia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku a archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch a plán priestorov registratúrneho strediska a plán ukladacích priestorov; lokačný prehžad mono vies aj v elektronickej forme. Údajmi o mieste aktuálneho uloenia sú názov vecnej skupiny registratúrnych záznamov alebo názov súboru archívnych dokumentov a identifikačné údaje miesta aktuálneho uloenia: mesto, ulica, orientačné číslo, poschodie, ukladací priestor, regál, sekcia, polica.
Na ochranu archívneho dokumentu, ktorý nie je uloený v archíve, sa primerane vzahujú ustanovenia § 17 a § 21.
(1) Do Evidencie archívneho dedičstva Slovenskej republiky (ďalej len evidencia archívneho dedičstva) sa zapisujú archívne dokumenty, archívne fondy a archívne zbierky (ďalej len súbor archívnych dokumentov).
(2) Evidenciu archívneho dedičstva tvoria evidencie tátnych archívov zriadených ministerstvom (ďalej len tátny archív) a ústredná evidencia, ktorú vedie ministerstvo.
(3) Evidenciu tátneho archívu tvoria evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré prevzal a evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré sa nachádzajú v jeho územnom obvode (ďalej len evidenčný list).
(4) Evidencia archívneho dedičstva sa vedie v písomnej forme a elektronickej forme.
Účelom evidencie archívneho dedičstva je
a) získa a vies presný prehžad o
1. uloení, sprístupnení, fyzickom stave a vlastníctve archívneho dedičstva,
2. prístupe k archívnym dokumentom,
b) poskytova informácie iadatežom o prístup k archívnym dokumentom.
(1) Archív bezodkladne po zapísaní súboru archívnych dokumentov do knihy prírastkov alebo do knihy depozitov zasiela príslunému tátnemu archívu na zaradenie do evidencie tátneho archívu dve vyhotovenia evidenčného listu; archívy tátnych orgánov, tátnych rozpočtových organizácií a tátnych príspevkových organizácií zasielajú jedno vyhotovenie evidenčného listu ministerstvu.
(2) tátny archív overí správnos údajov uvedených v evidenčnom liste a zaradí ho do evidencie tátneho archívu.
(3) Vlastník súboru archívnych dokumentov, ktorý nezriadil archív, predkladá jeho súpis bezodkladne po jeho nadobudnutí tátnemu archívu, ktorý vyhotovuje evidenčný list.
tátny archív bezodkladne po zaradení evidenčného listu do evidencie tátneho archívu zasiela jedno vyhotovenie evidenčného listu ministerstvu. Ministerstvo bezodkladne po doručení evidenčného listu zaraďuje evidenčný list do ústrednej evidencie.
Ak dolo k prevodu vlastníctva k archívnemu dokumentu a k zmene miesta uloenia archívneho dokumentu, archív bezodkladne vyznačí zmenu v evidencii archívnych dokumentov, ktoré prevzal a oznámi ju príslunému tátnemu archívu. tátny archív oznamuje vykonanú zmenu v evidencii tátneho archívu bezodkladne ministerstvu na účely vykonania zmeny v ústrednej evidencii.
(1) Súbor archívnych dokumentov sa vyraďuje z evidencie archívneho dedičstva, ak dolo k jeho zničeniu, strate alebo odcudzeniu alebo k trvalému vývozu cudzieho archívneho dokumentu.
(2) Archív bezodkladne oznamuje skutočnosti podža odseku 1 príslunému tátnemu archívu alebo ministerstvu; tátny archív ich oznámi ministerstvu a poiada o súhlas s vyradením z evidencie archívneho dedičstva.
(3) tátny archív po udelení súhlasu ministerstvom vyradí súbor archívnych dokumentov z evidencie archívneho dedičstva a vypracuje záznam o vyradení súboru archívnych dokumentov v troch rovnopisoch, ktorý obsahuje
a) identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov,
b) dôvod vyradenia,
c) dátum vyradenia,
d) podpis riaditeža tátneho archívu alebo ním povereného zamestnanca.
(4) tátny archív zasiela jedno vyhotovenie záznamu o vyradení z evidencie a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov ministerstvu do ústrednej evidencie. Jedno vyhotovenie záznamu o vyradení z evidencie zasiela aj archívu alebo vlastníkovi vyradeného súboru archívnych dokumentov.
(5) Ministerstvo bezodkladne po doručení záznamu tátneho archívu o vyradení súboru archívnych dokumentov z evidencie spolu s evidenčným listom vyradeného súboru archívnych dokumentov vyradí evidenčný list z ústrednej evidencie.
(1) Evidenčný list vedie archív ku kadému súboru archívnych dokumentov.
(2) Evidenčný list obsahuje spravidla tieto údaje o súbore archívnych dokumentov:
a) identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov, a to názov archívu, názov súboru archívnych dokumentov, meno a priezvisko alebo názov pôvodcu archívnych dokumentov, časový rozsah vzniku archívnych dokumentov, mnostvo,
b) vlastníctvo,
c) zloenie súboru archívnych dokumentov,
d) fyzický stav,
e) sprístupnenie,
f) obmedzenie prístupu a dobu jeho trvania,
g) dátum prevzatia do archívu,
h) poradové číslo prírastku.
(3) Ak dôjde k zmene údajov o súbore archívnych dokumentov v dôsledku jeho sprístupnenia, doplnenia, zmeny jeho vlastníka alebo v dôsledku obmedzenia prístupu alebo jeho zruenia, archív vyhotoví nový evidenčný list. Pôvodný evidenčný list sa priloí ku knihe prírastkov.
Kniha prírastkov obsahuje údaje o prevzatých súboroch archívnych dokumentov. Do knihy prírastkov sa nezapisujú súbory archívnych dokumentov prevzaté do zmluvnej úschovy. Vzor knihy prírastkov je uvedený v prílohe č. 6.
Kniha depozitov obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy. tátny archív zapisuje do knihy depozitov aj súbory archívnych dokumentov prevzatých do nútenej úschovy a eviduje v nej rozhodnutia o nútenej úschove, ktoré sa k nej prikladajú. V knihe depozitov sa evidujú depozitné zmluvy, ktoré sa k nej prikladajú; súčasou depozitnej zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove je zoznam prevzatých súborov archívnych dokumentov. Vzor knihy depozitov je uvedený v prílohe č. 7.
Kniha úbytkov obsahuje údaje o súbore archívnych dokumentov vyradenom z evidencie archívu. Ku knihe úbytkov sa prikladá aj záznam o vyradení z evidencie, súhlas ministerstva a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov. Vzor knihy úbytkov je uvedený v prílohe č. 8.
(1) Evidenčný list sa vedie v písomnej forme a v elektronickej forme. Kniha prírastkov, kniha depozitov a kniha úbytkov sa vedú v písomnej forme.
(2) Kniha prírastkov, kniha depozitov a kniha úbytkov sa vedú chronologicky. Zápis v nich sa vykonáva bezodkladne po prevzatí súboru archívnych dokumentov do archívu alebo po doručení záznamu tátneho archívu o vyradení z evidencie.
(3) Ručný zápis sa vykonáva čitatežne dokumentačným atramentom. Pri kadej oprave alebo zmene zápisu v evidenčnom liste, knihe prírastkov, knihe depozitov a knihe úbytkov sa uvedie dátum a meno a priezvisko zamestnanca, ktorý opravu alebo zmenu zápisu vykonal a jeho podpis.
(1) Archív umoňuje túdium archívnych dokumentov iba v bádatežni.
(2) Archív poskytuje na túdium archívne dokumenty riadne označené a usporiadané v lehote a mnostve uvedenom v bádatežskom poriadku archívu. Vzor bádatežského poriadku archívu je uvedený v prílohe č. 9.
(3) Archív poskytuje archívne dokumenty bádatežovi na túdium po vyplnení bádatežského listu a iadanky o poskytnutie poadovaných dokumentov. Bádatež vyplňuje bádatežský list pri kadej zmene témy túdia a na začiatku kalendárneho roka. Vzor bádatežského listu je uvedený v prílohe č. 10.
(4) Ak archív poskytuje na túdium kópie archívnych dokumentov, ktoré obsahujú informácie, ku ktorým je obmedzený prístup, archív ich predloí bez týchto informácií.
(1) Odpis archívneho dokumentu (ďalej len odpis) je doslovnou písomnou reprodukciou celého textu archívneho dokumentu.
(2) Výpis z archívneho dokumentu (ďalej len výpis) je doslovnou reprodukciou časti textu archívneho dokumentu.
(3) Potvrdenie z archívneho dokumentu je písomná informácia o poadovanom údaji obsiahnutom v archívnom dokumente.
(4) Kópia archívneho dokumentu je úplnou reprodukciou archívneho dokumentu alebo jeho časti vyhotovenou technickým prostriedkom.
(5) Odpis a výpis sa s archívnym dokumentom zhodujú doslovne, a to aj v pravopise, rozdežovacích znamienkach, skratkách, slovoslede a členení textu do viet a do riadkov. Archív pripojí k odpisu alebo výpisu aj poznámky o nečitatežných slovách alebo častiach archívneho dokumentu a opravách, ktoré sa v ňom vykonali. Archív môe vyhotovi odpis a výpis aj ako kópiu archívneho dokumentu.
(1) Odpis, výpis, potvrdenie alebo kópiu archívneho dokumentu, ktoré sa majú poui na úradné účely, archív osvedčuje osvedčovacou dolokou a odtlačkom úradnej pečiatky. Vzor osvedčovacej doloky je uvedený v prílohe č. 11.
(2) Ak odpis, výpis, potvrdenie alebo kópia archívneho dokumentu tvorí dva listy a viac listov, spoja sa núrou, ktorej vožné konce sa prekryjú nálepkou s odtlačkom úradnej pečiatky a osvedčujú sa na zadnej strane posledného listu.
(3) Ak na zadnej strane posledného listu nie je miesto, osvedčuje sa na samostatnom liste spojenom s ostatnými listami núrou.
(4) tátny archív neosvedčuje odpis alebo výpis vyhotovený na tlačive, ktorého text obsahuje aj osvedčovaciu doloku. Tlačivo musí obsahova podpis riaditeža tátneho archívu alebo ním povereného zamestnanca a odtlačok úradnej pečiatky so tátnym znakom, ktorý nesmie prekrýva text odpisu alebo výpisu.
(1) Pôvodca registratúry upraví svoj registratúrny poriadok podža § 9 s účinnosou najneskôr od l. januára 2008 a predloí ho na schválenie do 30. júna 2007.
(2) Podmienky ochrany archívnych dokumentov podža § 18 ods. 1, § 21 ods. 3 a § 22 ods. 3 musí archív splni najneskôr do 31. decembra 2005.
(3) Archív zriadený pred 1. januárom 2003 upraví svoj bádatežský poriadok podža vzoru uvedeného v prílohe č. 9 do 30. júna 2003.
(4) Archív zriadený po 1. januári 2003 vydá bádatežský poriadok archívu do jedného mesiaca od zriadenia archívu.
Táto vyhláka nadobúda účinnos 1. januára 2003.
Vladimír Palko v. r.
1) § 3 ods. 2 zákona č. 183/2000 Z. z. o kniniciach, o doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 27/1987 Zb. o tátnej pamiatkovej starostlivosti a o zmene a doplnení zákona č. 68/1997 Z. z. o Matici slovenskej.
2) § 2 ods. 2 zákona č. 115/1998 Z. z. o múzeách a galériách a o ochrane predmetov múzejnej a galerijnej hodnoty v znení zákona č. 387/2001 Z. z.
3) Zákon Slovenskej národnej rady č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorích predpisov.
Zákon
č.302/2001 Z. z. o samospráve vyích územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch) v znení zákona č. 445/2001 Z. z..
4) Napríklad zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 274/1994 Z. z. o Sociálnej poisovni v znení neskorích predpisov, zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 387/1996 Z. z. o zamestnanosti v znení neskorích predpisov.
5) Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník, zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 154/1994 Z. z. o matrikách v znení neskorích predpisov, zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 277/1994 Z. z. o zdravotnej starostlivosti v znení neskorích predpisov.
6) Zákon č. 241/2001 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
7) § 24 ods. 1 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
8) § 3 zákona č. 163/2001 Z. z. o chemických látkach a chemických prípravkoch.
9) § 1 ods. 2 vyhláky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 121/2001 Z. z. o poiarnej prevencii.
10) § 42 zákona č. 184/2002 Z. z. o vodách a o zmene a doplnení niektorých zákonov (vodný zákon).
11) § 2 písm. h) zákona č. 261/2002 Z. z. o prevencii závaných priemyselných havárií a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
12) STN 92 0202-1. Poiarna bezpečnos stavieb. Vybavovanie stavieb hasiacimi prístrojmi.
13) § 45 ods. 2 písm. a) a c), ods. 4 a ods. 9 vyhláky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 288/2000 Z. z.,
ktorou sa ustanovujú technické poiadavky na poiarnu bezpečnos pri výstavbe a pri uívaní stavieb.
§ 3 ods. 1 písm. a) a c) a § 4 ods. 2 vyhláky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 285/2001 Z. z.,
ktorou sa určujú vlastnosti poiarnych uzáverov, podmienky ich prevádzkovania a zabezpečenia ich pravidelnej
kontroly.